Pelaksanaan tata kearsipan di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintahan Daerah perlu dilakukan penataan kearsipan secara menyeluruh sesuai dengan tugas dan fungsi organisasi. Sesuai dengan perkembangan melihat Permendagri Nomor 78 Tahun 2012 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah sudah tidak relevan lagi. Maka dengan itu Kementerian Dalam Negeri telah mengeluarkan Permendagri Nomor 135 Tahun 2017 tentang Perubahan atas Permendagri Nomor 78 Tahun 2012 Tentang Tata Kearsipan Di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri Dan Pemerintah Daerah.
Sistem kearsipan adalah suatu sistem atau metode yang digunakan untuk mengelola dokumen dan arsip dalam suatu organisasi atau instansi. Dalam pengelolaan arsip, sistem kearsipan sangat penting untuk memastikan dokumen dan arsip yang tersimpan dapat diakses dengan mudah dan aman. Tujuan utama dari sistem kearsipan adalah untuk menyimpan, mengelola, dan menemukan dokumen dan arsip dengan mudah dan cepat. Dalam kegiatan sehari-hari, arsip seringkali digunakan untuk tujuan investigasi, pengawasan, audit, atau keperluan lainnya. Oleh karena itu, sistem kearsipan yang baik dan efektif dapat membantu organisasi dalam menjalankan tugasnya dengan lebih efisien.
Dalam pengelolaan arsip, sistem kearsipan yang baik dan efektif harus memenuhi beberapa kriteria, seperti :
Mudah digunakan dan diakses oleh semua pengguna
Memiliki keamanan yang cukup dalam menyimpan data arsip
Teratur dan sistematis dalam pengelolaan dokumen dan arsip
Memiliki prosedur dan kebijakan yang jelas dalam pengelolaan dokumen dan arsip
Memiliki fitur pencarian yang cepat dan akurat dalam menemukan dokumen dan arsip.
Dalam kesimpulannya, sistem kearsipan sangat penting dalam pengelolaan dokumen dan arsip dalam suatu organisasi. Dengan sistem kearsipan yang baik dan efektif, organisasi dapat menjalankan tugasnya dengan lebih efisien dan cepat dalam menemukan dokumen dan arsip yang dibutuhkan.
TUJUAN
1. Untuk menjamin terciptanya arsip, ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya, terwujudnya pengelolaan arsip yang handal, perlindungan kepentingan pemda dan hak hak keperdataan, keselamatan dan keamanan arsip, keselamatan aset pemda dan mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan pemerintahan, serta meningkatkan kualitas pelayanan public.
2. Untuk memastikan dan menjamin bahwa system penyelenggaraan kearsipan di pemerintahan berjalan sesuai dengan peraturan perundang undangan maka diperlukan pengawasan kearsipan sebagaimana hakikat pengawasan adalah usaha, tindakan, dan kegiatan yang di tujukan untuk menjamin keamanan dan keselamatan kearsipan daerah.